Konsultboken - din guide till att lyckas!
Arbeta på annat konsultföretag 
Peter Johnsson tröttnade på att agera underleverantör till stora IT-bolag och bestämde sig för att göra gemensam sak med andra småföretagare i branschen genom att starta ett upphandlingsnätverk. Genom att gå ihop med nio andra småföretag och lämna in gemensamma anbud lyckades Peters upphandlingsnätverk vinna över de stora konsultbolagen i kampen om de stora ramavtalen.
Peter Johnsson företag Pejo IT- Konsult i Enköping har, sedan upphandlingsnätverket grundades 2003, lyckats kamma hem tre stora upphandlingar för bland annat Försvarets materielverk och Verva, ett gemensamt ramavtal för åttio myndigheter och kommuner i Stockholmsområdet.
Som leverantör till konsultjättar med långa avtal med offentlig sektor upptäckte Peter Johnsson tidigt avigsidorna med att vara underkonsult. Han fick sällan vara delaktig i de intressanta projekten, utan fick allt som oftast nöja sig med de småsmulor från de projekt som konsultjätten själv inte mäktade med att hantera.
Ville kapa mellanhand-startade nätverk
- Jag tänkte att det borde finnas ett sätt för mig som småföretagare att kapa mellanhanden och istället jobba direkt mot offentliga kunder. Det var då jag fick idén om upphandlingsnätverket. Tanken var att gå ihop med och lämna in anbud under gemensam flagg med andra små IT-konsultbolag, för att på så vis kunna konkurrera med storföretagen både vad gäller resurser och kompetens, säger Peter Johnsson.
Tidigare föll ofta medverkan i offentliga upphandlingar på att Pejo IT-konsult inte hade tillräckliga resurser för att kunna leva upp till myndigheternas krav.
- I de större upphandlingarna ställer myndigheterna ofta krav på en viss omsättning, en hög leveranskapacitet och att man ska kunna redovisa ett antal referensprojekt. I somliga upphandlingar har det ställts krav på att man ska kunna redovisa uppemot tjugo referensprojekt, vilket är svårt som småföretagare, säger Peter Johnsson.
Nätverket bygger på att Peter Johnsson och hans medarbetare hanterar all formalia kring anbud och kontakt med myndigheterna.
- Eftersom jag hade relativt bra koll på regelverket och kraven som gäller vid offentliga upphandlingar så tog jag på mig rollen som samordnare. Mitt företag, som numera har åtta anställda, sätter ihop anbuden, fungerar som en länk mellan myndighet och leverantör och hanterar all administration. Myndigheten fakturerar oss och våra underleverantörer, medlemsföretagen, fakturerar i sin tur oss. På så vis kan myndigheterna dra nytta av fördelarna med att anlita småföretag utan att behöva hantera många småfakturor, säger Peter Johnsson.
Offentlig marknad tillgänglig även för oinsatta
Just nu har nätverket ett par löpande ramavtal med bland annat Försvarsmakten. När de efterfrågar en tjänst så skickas ett avrop ut. Det distribueras sedan till medlemsföretagen, som får lämna in en offert. Därefter är det upp till Peter Johnsson att avgöra vilket medlemsföretag som har bäst förutsättningar att få ihop affären.
- Vi har valt att inte ta betalt för det arbete vi lägger ner på att bevaka och lämna in anbud. Vi tar istället procent på det fakturerade beloppet för affärer som genererats via ramavtal. Den största fördelen med upphandlingsnätverk är att det gör den offentliga marknaden tillgänglig för små företag utan att de behöver lära sig regelverket eller rutinerna kring själva upphandlingsförfarandet. Det är en lösning som alla vinner på, säger Peter Johnsson.
2002 tog nätverket hem sitt första ramavtal med Försvarets Materialverk i konkurrens med 147 andra företag. När Peter Johnsson startade upphandlingsnätverket fick han jobba hårt för att sälja in idén och övertyga andra företag om fördelarna med att gå med. När de lyckades vinna ytterligare en upphandling blev förhållandena de omvända, företag ställde sig i stället i kö för att få vara med i nätverket.
- Det krävdes ett par vinnande anbud för att företagare skulle bygga upp ett förtroende för oss. Idag består nätverket av ett fyrtiotal medlemmar. Särskilt i samband med lågkonjunktur så är det många företag som inser fördelarna med att jobba mot offentlig sektor. Den är inte särskilt konjunkturkänslig och avtalen löper ofta över två eller tre år, vilket ger en stadig intäkt, säger Peter Johnsson.
Peter Johnssons tips- så kommer du igång med ett eget upphandlingsnätverk:
- Börja i liten skala. Gå ihop med ett fåtal andra aktörer och prova att lämna in ett anbud i en mindre upphandling. Då får ni en möjlighet att testa er nya samarbetsform. Dessutom ökar sannolikheten att ni lyckas ta hem upphandlingen.
- Utse en samordnare som har huvudansvaret för att bevaka upphandlingar, lämna in anbud och kommunicera med medlemsföretagen. Om man fördelar ansvaret på flera olika personer så finns det en risk att saker och ting faller mellan stolarna eller rinner ut i sanden.
- Investera i juridisk hjälp och satsa på att skriva ordentliga avtal, både mellan nätverket och den offentliga kunden och mellan medlemsföretagen i nätverket. Även om ni bara är två eller tre medlemsföretag i dagsläget så tenderar nätverk att växa snabbt. Satsa på gedigna avtal från start, så undviker ni missförstånd och osämja.
- Transparens är en viktig framgångsfaktor. Skapa tydliga interna spelregler för vad som gäller i fråga om arbetsfördelning, fakturering och ansvar gentemot varandra om ni lyckas vinna en upphandling. Se också till att ni verkligen har tillräckligt med resurser och kompetens för att kunna leverera om ni lyckas vinna en upphandling.
Så blir du framgångsrik i upphandlingar, tips från Magnus Nilsson, upphandlingsexpert på Affärsconsult:
- Utse ett bolag i nätverket som ”frontar” mot kunden. Ofta ställs krav på att de vinnande företagen bildar ett gemensamt bolag, men det går att komma runt med hjälp av ett upphandlingsnätverk där ett företag hanterar kontakten med myndigheten och låter de andra medlemsföretagen agera underleverantörer.
- Bevaka intressanta upphandlingar genom att prenumerera på upphandlingsannonser från bland annat Opec och Allego. Genom dessa sajter kan man prenumerera på upphandlingar inom sitt eget verksamhetsområde och i en specifik region. Det gör att du slipper lägga tid på att leta efter upphandlingar som berör er verksamhet.
- Betrakta förfrågningsunderlaget som en mall. Var noggrann när du fyller i anbudet så du inte missar att fylla i någon punkt. Om du glömmer att kryssa i en obligatorisk ruta eller missförstår och svarar fel på en fråga så kan det leda till att anbudet sorteras bort direkt.
- Låt någon utomstående läsa igenom och kontrollera anbudet en extra gång innan du skickar iväg det. Om ni förlorar en upphandling så kan det vara värt att begära in kopior på de övriga anbuden i efterhand. De är allmänna handlingar och genom att studera dem så får du en bild av hur andra företag lägger upp sina anbud.
Tips från Magnus Josephson, upphandlingsjurist på Opic:
- Om du redan har en kund i offentlig sektor så glöm inte att ständigt föra en dialog med dem angående vad de efterfrågar och om efterfrågan kommer att förändras på något sätt framöver. Då har du nämligen möjlighet att påverka förfrågningsunderlaget inför nästa upphandling och kan hålla dig i fas med kunden, vilket ökar sannolikheten att ni vinner även nästa upphandling.
- Små företag gör klokt i att fokusera på små köpare. Mindre myndigheter eller kommuner är i regel bra kunder för en mindre leverantör som är ny på upphandlingsområdet. Det är enklare att få små affärer än stora och lagen säger att kommuner och myndigheter får köpa produkter och tjänster från en leverantör för drygt 400 000 kronor per år utan att behöva genomföra någon upphandling.
- När ni väl lyckats kamma hem ett ramavtal så har affärsprocessen bara börjat. Det finns ingen garanti för att affärerna ska trilla in per automatik enbart för att ni har ett ramavtal. Köparen är ofta dålig på att kommunicera det nya ramavtalet till sin personal, vilket gör det till ert ansvar som leverantör att synas och bli sedda. Marknadsför er mot köparen genom att skicka ut information, hålla korta anföranden där ni presenterar er eller ta personlig kontakt med medarbetare på beslutsfattande positioner.
Text: Annika Wihlborg
varfor inte:)