Konsultboken - din guide till att lyckas!
Arbeta på annat konsultföretag 
I takt med att det blir allt vanligare med arbete i projektform ökar vikten av att kunna sätta ihop en effektiv projektorganisation. I en väl sammansatt projektgrupp kommer deltagarna överens till 80 procent, hävdar föreläsaren och civilingenjören Sofia Norberg. Nyckeln till framgång ligger i att hantera de övriga 20 procenten så effektivt som möjligt.
Enligt organisationskonsulten Doris Dahlin, som skrivit boken 100 sidor om att lyckas som projektledare, är det viktigt att redan från början välja rätt personer till en projektgrupp. Felaktiga val kan få olyckliga och oönskade effekter.
- Innan man sätter ihop en projektgrupp bör man svara på ett par enkla kontrollfrågor som säkerställer att rätt personer deltar. Bara då kan gruppsammansättningen bli optimal. Frågorna man bör ställa sig lyder: ”Har vi hittat personer som täcker in all kompetens och erfarenhet som projektet kräver? Har deltagarna tillräckligt med tid att avsätta till projektet? Vill de verkligen vara med?” Det kan låta som grundläggande frågeställningar, men de kan lätt förbises, i synnerhet när man har bråttom att sätta ihop en projektgrupp, säger Doris Dahlin.
Undvik musslan, nollkoll och velaren
Tre personlighetstyper man ofta finner i projektgrupper, menar Doris Dahlin, är musslan, nollkoll och velaren. Musslan behåller all information för sig själv och tror sig på så vis kunna dölja bristande kompetens. Bara om det är nödvändigt ger de här människorna ifrån sig information, men då helst vid olika tillfällen och på olika sätt så att inte gruppen ska kunna gadda ihop sig och vända sig mot dem.
Nollkoll är en person som inte är särskilt intresserad av projektet. Huvudintresset är den interna karriärklättringen. Nollkoll flyter ovanpå och har ingen egentlig pejling på projektet. Om det hela går åt skogen förstår han eller hon inte vad det var som hände.
Den tredje personlighetstypen kallar Doris Dahlin för velaren. Det är en person som ofta springer till chefen, som egentligen inte alls har tid. Velaren är fena på att plocka fram och jämföra olika alternativ men kan aldrig bestämma sig för vilket som är bäst. Favoritfrågan är: ”Vad tycker du?”
Våga blanda personlighetstyper
Sofia Norbergs råd till den som vill sätta ihop en optimal projektgrupp är att våga blanda olika personlighetstyper. Redan på ett tidigt stadium bör också gemensamma spelregler för gruppen sättas upp.
- Det kanske kan kännas som att man förstör den förväntansfulla och positiva stämning som ofta råder i gruppen i början av ett projekt genom att upprätta ett antal spelregler. Men på sikt gynnar det alla projektdeltagare. Det förebygger konflikter och ger projektdeltagarna något att förhålla sig till. Motivera deltagarna genom att delegera mycket av ansvaret och bestäm redan i inledningsstadiet hur projektet ska följas upp och vilken typ av återkoppling som är önskvärd, säger hon.
Fem vanliga personlighetstyper
Enligt Sofia Norberg finner man ofta fem olika personlighetstyper i projektgrupper. De har alla sina karaktäristiska igenkänningstecken. Här följer en kort beskrivning av dem och tips på hur man bäst kan hantera dem.
Den informella ledaren
Den informella ledaren är en person, ofta en kollega, som tar befäl, styr upp situationer, lägger sig i det mesta och inte har något emot att ständigt ha ett finger med i spelet. Den informella ledaren har ofta ledaregenskaper men vill gärna slippa det övergripande ansvar som en formell chef har.
Tips: Den informella ledaren tar ofta på sig uppgiften att föra hela arbetsgruppens talan. Markera tydligt att du inte uppskattar personens försök att agera chef utan några formella befogenheter och be att han eller hon för sin egen talan. Den informella ledarens inställning till sitt arbete kan både vara engagerat, intresserat och passionerat. Som chef kan en framgångsrik väg vara att ge den informella ledaren utökat ansvarsområde.
Den inställsamma
Den inställsamma är en person som är medgörlig, som alltid håller med och säger ja till allting. Sällan eller aldrig kommer han eller hon med egna förslag. Genom att ständigt hålla med vem det än är han eller hon pratar med smörjer den inställsamma de andras egon. Den inställsamma kan upplevas som lätt att samarbeta med på grund av sin medgörlighet och för att han eller hon inte orsakar några konflikter. Men personen tillför inte alltid gruppen så mycket.
Tips: Berätta inte för mycket i förväg. Skapa situationer där även den inställsamma får komma till tals. Ställ öppna frågor som: ”Vad tycker du?” Eller: ”Vad är ditt förslag?” Det kan få personen i fråga att öppna sig mer och ta en mer aktiv roll i projektet. Ge den inställsamma en uppgift där han eller hon får utmana sig själv och tvingas finna en lösning efter eget huvud. Om den inställsamma frågar efter din åsikt så dela inte med dig av den i onödan. Håll hellre inne med din uppfattning. Då ökar sannolikheten att även den inställsamma vågar dela med sig av sin.
Martyren
Martyren tycker ofta synd om sig själv, söker medlidande från omgivningen och ser ständigt slutkörd och trött ut. Utpekar sig själv som offer för omständigheterna, en bricka i spelet och är ofta expert på att manipulera omgivningen till sin fördel.
Tips: Det kan upplevas som en enkel utväg att ge martyren fördelar på bekostnad av de övriga gruppmedlemmarna. Det är dock smartare att inte bevilja någon särbehandling. Martyren kan även ta på sig för mycket jobb och klaga efteråt. Säkerställ därför med jämna mellanrum att hans eller hennes arbetsbörda är rimlig. Markera tydligt att du inte tänker lyssna på långa utläggningar om personens påstådda lidande genom att tala om att du inte har tid eller lust att lyssna förrän du får höra ett konstruktivt förslag till förändring. Styr in samtalet i konstruktiva banor utan att bjuda på något medlidande.
Smitaren
Smitaren är aldrig beredd att kavla upp ärmarna och leverera. Han eller hon lyckas alltid hitta en anledning att slippa ta ansvar och istället skjuta över arbetsuppgifter på andra projektdeltagare. Smitaren förminskar gärna sig själv och sin roll i projektet. Kommer ständigt med nya ursäkter, till exempel att han eller hon inte förstår, kan eller klarar av sina uppgifter.
Tips: Konfrontera smitaren. Välj plats och tidpunkt med omsorg och se till att ha mycket på fötterna när du lägger fram dina argument. När du talar om för smitaren att du noterat beteendet och inte accepterar det har du kommit en bit på vägen. Du kan också agera förebyggande genom att ge smitaren ett konkret ansvarsområde och vara extra noggrann när ni fördelar arbetsuppgifterna.
Undvik till varje pris att rycka in och rädda situationen om det visar sig att smitaren inte gjort sitt jobb. Då blir det snabbt uppenbart att han eller hon försöker komma undan på andras bekostnad. Kom ihåg att alla smitare upprepar sitt beteende eftersom det finns folk som indirekt stöttar dem genom att gång på gång täcka upp för deras brister. Använd mejlen så mycket du kan. Saker och ting som är satta på pränt är svåra att prata bort.
Frifräsaren
Frifräsaren vill hellre jobba på egen hand och deltar i projektet mot sin vilja. Han eller hon löser situationen genom att i princip ignorera teamet och köra sitt eget race vid sidan av.
Tips: Ställ öppna och nyfikna frågor utan någon anklagande underton. Säg till exempel: ”Jag upplever att du hellre följer dina egna spelregler än dem som vi har kommit överens om i gruppen. Hur kommer det sig?” Eller: ” Det känns som att du kör ditt eget race utan att bjuda in oss andra i gruppen. Varför väljer du att göra så?” Eller: ”Varför drar du dig undan och gör din egen grej?” Men döm inte frifräsaren i förväg. Visa istället nyfikenhet genom att inte gadda ihop er. Och konfrontera inte personen i grupp, då är sannolikheten stor att han eller hon går i försvarsställning. Säg hellre: ”Det vore roligt om du tog en lite mer aktiv roll i gruppen. Vad krävs för att du ska vilja samarbeta med oss?”
Inga kommentarer ännu.