Konsultboken - din guide till att lyckas!
Arbeta på annat konsultföretag 
Undersökningar visar att svenska företag i snitt lägger 25 procent av sin arbetstid på möten. 90 procent av dem är inte nöjda med hur de använder sin mötestid. Det vill mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet, ändra på. Här delar hon med sig av tips och tekniker som gör mötena mer effektiva och kreativa.
- Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag. Den följs sällan upp och för många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och kanske inte heller alltid leder till något konkret. Dessutom kan dåliga möten göra oss frustrerade, säger Caroline Dunne.
Slentrianmässiga möten utan agenda vanligt
Hon har märkt av att antalet möten har ökat de senaste åren. Det gör att vi sällan hinner förbereda oss eller fundera på vad vi vill ha ut av ett möte innan det bokas in. Slentrianmässiga möten utan någon ordentlig agenda hör ofta till vardagen.
- Satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt. Förlägg dem så tidigt som möjligt på dagen. Kalla bara de personer som verkligen får ut något av att närvara. I England har många företag en policy som säger att den som inte får ut något av ett möte är fri att gå och göra något nyttigare med sin tid. Dit har vi inte nått än i Sverige, men det är något alla skulle vinna på, säger Caroline Dunne.
En mängd mötesverktyg finns för att hjälpa företag att strukturera upp sina möten. Verktygen kan delas in i kategorierna; planerings- och uppföljningsverktyg och genomförandeverktyg.
- Många verktyg fokuserar på idégenereringsprocesser. Cocreative och Idélaboratoriet är två exempel på svenskutvecklade strukturerade modeller för hur man bygger upp ett brainstormingmöte. De tillhandahåller en strukturerad modell för att generera och ta vara på idéer som kan stärka en organisations konkurrenskraft, säger Caroline Dunne.
Verktygen är ett tacksamt stöd i arbetet med att kanalisera och konkretisera idéer. Brainstormingmöten är ju ofta både roliga och spännande, men att konkretisera och förankra slutresultatet är ofta lättare sagt än gjort. Mindmapping är en klassisk mötesteknik som tack vare program som exempelvis Mindmanager kan tas ett steg längre. Med den typen av program kan en mindmap växa fram på en stortavla under mötets gång.
- Det har en dokumenterad psykologisk effekt som visualiserar mötets framsteg för deltagarna, samtidigt som dokumentationen sker i realtid. Med hjälp av ett visuellt språk kan vi lättare överblicka och förstå komplexa sammanhang. Samma filosofi tillämpas i grafisk visualisering, där man visualiserar de slutsatser som nås under mötet på stortavlor, säger Caroline Dunne.
Caroline Dunnes sju tips för effektivare möten:
- Avbryt långsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är långsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, kom överens om att ringa i en klocka om någon överskrider den angivna tidsgränsen. Eller be personen att ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.
- Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferenserutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.
- Testa en isbrytare. Inled mötet med en annorlunda miniaktivitet, exempelvis ett gemensamt problem som ska lösas på ett kreativt och lekfullt sätt. En ordlek, en gåta eller en klurig rebus som ska lösas gemensamt på ett par minuter sätter tonen för mötet. Deltagarna blir mer kreativa och de få minuternas uppvärmning fungerar som en välkommen isbrytare.
- Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på. Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.
- Testa ”P-rutan”. Ovidkommande frågor eller följdfrågor som berör andra områden än de som står på agendan är en vanlig tidstjuv på möten. Använd en ”P-ruta” och parkera frågor, tankar och idéer som inte hör till mötet men som ni gärna diskuterar vidare i ett annat sammanhang. Då fångar ni upp idéerna, men låter dem inte stjäla tid och fokus från mötets ursprungliga mål.
– Variera med utomhusmöten. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer. Tänkandet får ofta också ny kraft när man promenerar och vistas utomhus.
- Dela upp er i smågrupper. Dela in er i grupper om tre när ni ska diskutera en fråga. Just tre är ett strategiskt smart antal eftersom det skapar en gruppdynamik samtidigt som det är svårt för någon part att ”slinka undan” och undkomma diskussionen utan att yppa ett ord.
Text: Annika Wihlborg
Inga kommentarer ännu.